Settlement und Auszahlung erklärt

Settlement bezeichnet den Prozess, bei dem die Gelder einer autorisierten Kartentransaktion tatsächlich vom Kunden an den Händler übertragen werden. Die Auszahlung (Payout) ist der letzte Schritt, bei dem das Geld auf dem Bankkonto des Händlers eingeht. Zwischen Autorisierung und Payout durchläuft eine Transaktion mehrere Stationen – und jede davon beeinflusst, wann Sie als Händler über Ihr Geld verfügen können.

1. Autorisierung – Die Karte wird geprüft, der Betrag beim Issuer reserviert. Kein Geld fliesst.
2. Capture (Einreichung) – Der Händler löst die Belastung aus. Viele Shops capturen automatisch bei Versandbestätigung; andere (z.B. Hotels) erst nach dem Aufenthalt.
3. Clearing – Das Kartennetzwerk (Visa/Mastercard) verrechnet die Transaktion zwischen Acquirer und Issuer. Interchange Fee und Scheme Fee werden hier abgezogen.
4. Settlement (Abwicklung) – Der Issuer überweist den Betrag abzüglich Interchange an den Acquirer.
5. Payout (Auszahlung) – Der Acquirer oder PSP zahlt den Restbetrag (nach Abzug seiner Gebühren) an den Händler aus.

Die Payout-Geschwindigkeit wird als T+N angegeben, wobei T der Capture-Tag und N die Anzahl Geschäftstage bis zur Auszahlung ist.

Achtung: Wochenenden und Schweizer Feiertage verlängern die Frist. Ein Capture am Freitag mit T+2 bedeutet oft erst Dienstag – bei einem verlängerten Wochenende (z.B. Auffahrt) sogar Mittwoch oder Donnerstag.

Für die Buchhaltung ist Gross Settlement oft einfacher: Die Gebühren erscheinen als separate Rechnung und müssen nicht aus jeder Auszahlung herausgerechnet werden.

Bei einem monatlichen Zahlungsvolumen von CHF 200'000 sind je nach Payout-Zyklus unterschiedlich hohe Beträge permanent gebunden:

Formel: Gebundenes Kapital ≈ (Monatsvolumen / 30) × Payout-Tage

Bei wachsendem Volumen skaliert diese Kapitalbindung linear – ein Grund mehr, kurze Settlement-Zyklen zu verhandeln.

Viele PSPs halten zusätzlich eine Rolling Reserve zurück: Ein prozentualer Anteil jeder Auszahlung (typisch 5–10%) wird für 90–180 Tage einbehalten, um Chargebacks und Rückbuchungen abzudecken.

• Typische Branchen: Reise, Ticketing, digitale Güter, Abos mit hoher Churn-Rate
• Auswirkung: Bei CHF 200'000 Monatsumsatz und 10% Reserve über 180 Tage sind zusätzlich CHF 120'000 gebunden
• Verhandlungstipp: Nach 12 Monaten mit tiefer Chargeback-Rate (<0.3%) kann die Reserve oft reduziert oder aufgehoben werden

Das Settlement-System basiert auf Bankgeschäftstagen. In der Schweiz gibt es rund 10 gesetzliche Feiertage (kantonal variierend), die Auszahlungen verzögern können. Besonders kritisch:

• Weihnachts-/Neujahrsperiode: Bis zu 4 aufeinanderfolgende Nicht-Geschäftstage
• Osterperiode: Karfreitag + Ostermontag = 4 Tage Verzögerung
• Auffahrt/Pfingsten: Brückentage verlängern die Pausen

Praxistipp: Planen Sie Ihren Cashflow rund um diese Perioden bewusst mit einem Liquiditätspuffer.

1. Täglicher Abgleich – Vergleichen Sie PSP-Reports mit Ihren Bankbewegungen. Automatisieren Sie diesen Schritt mit Tools wie Stripe Sigma oder Adyen-Reports.
2. Referenznummern pflegen – Ordnen Sie jede Transaktion einer Bestellung zu. Fehlende Zuordnungen sind die häufigste Fehlerquelle.
3. Währungsabweichungen prüfen – Bei Multi-Currency können Wechselkursdifferenzen zwischen Autorisierung und Settlement auftreten.
4. Gebühren separat verbuchen – Buchen Sie Transaktionsgebühren als separaten Aufwand, nicht als Erlösschmälerung (erleichtert die MwSt-Abrechnung).
5. Chargebacks und Refunds tracken – Diese verändern den Payout nachträglich und müssen zeitnah zugeordnet werden.

• Verhandeln Sie Payout-Zyklen aktiv. Viele PSPs bieten schnellere Auszahlung bei guter Track-Record oder höherem Volumen – fragen Sie gezielt nach T+1 oder T+2.
• Vergleichen Sie Net vs. Gross Settlement und wählen Sie das Modell, das zu Ihrem Buchhaltungsprozess passt.
• Automatisieren Sie die Reconciliation so früh wie möglich – manueller Abgleich skaliert nicht.
• Berücksichtigen Sie die Kapitalbindung in Ihrer Gesamtkostenrechnung. Ein günstiger PSP mit T+14 kann teurer sein als ein teurerer mit T+2.