Settlement und Auszahlung verstehen: Liquidität im Payment steuern

Auszahlungsfristen entscheiden, wie schnell Umsätze als verfügbare Mittel nutzbar sind. Für Schweizer Unternehmen mit saisonalen Peaks oder hohem Wareneinsatz kann ein Tag Verzögerung bei CHF 500 000 Monatsumsatz bereits CHF 16 000 gebundenes Kapital pro Tag bedeuten – Kapital, das weder für Einkauf noch Marketing verfügbar ist.

• Capture: Endgültige Belastung einer autorisierten Zahlung. Bei Pre-Auth-Modellen vergehen zwischen Autorisierung und Capture oft 1–7 Tage.
• Settlement: Verrechnung zwischen Kartennetzwerk und Acquirer. Visa und Mastercard settlen in der Schweiz typisch T+1, TWINT T+0 bis T+1.
• Payout (Auszahlung): Überweisung des Netto-Settlement-Betrags auf dein Geschäftskonto. Hier liegt der grösste Hebel für Finance Teams.

Gross Settlement vereinfacht die Buchhaltung, weil Umsatz und Gebühren getrennt erscheinen. Prüfe bei deinem Provider, ob die Option verfügbar ist.

T+N bezieht sich immer auf Bankarbeitstage. Zwischen einem Freitag-Sale und dem Montag-Settlement liegen effektiv T+3 Kalendertage – an einem Osterwochenende bis zu T+5.

Bei saisonalen Peaks (z. B. November/Dezember mit doppeltem Volumen) verdoppelt sich das gebundene Kapital entsprechend.

Schweizer Feiertage (26 Tage inkl. kantonaler Feiertage) erzeugen regelmässig 3–4-tägige Auszahlungslücken. Praktische Gegenmassnahmen:

1. Feiertagskalender pflegen – Alle CH-Bankfeiertage plus Provider-spezifische Settlement-Pausen dokumentieren.
2. Liquiditätsreserve von 5–7 Tagesumsätzen als Puffer auf dem Betriebskonto halten.
3. Zahlungsmix diversifizieren – TWINT (T+0–1) und Vorkasse ergänzen, um schneller liquide Mittel zu generieren.

Einige Provider halten 5–10 % des Umsatzes als Rolling Reserve für Chargebacks und Refunds ein. Typische Parameter:

• Reserve-Satz: 5–10 % des Transaktionsvolumens
• Haltefrist: 90–180 Tage
• Freigabe: Rollierend nach Ablauf der Haltefrist

Betroffen sind vor allem Branchen mit hohem Chargeback-Risiko (Travel, Digital Goods, Abos). Verhandle die Reserve-Bedingungen aktiv und prüfe, ob nach 6–12 Monaten Track Record eine Reduktion möglich ist.

1. Täglicher Abgleich: Payment-Provider-Report mit Bankkontoauszug matchen (Betrag, Datum, Referenz).
2. Differenz-Identifikation: Abweichungen über CHF 50 sofort flaggen – häufigste Ursachen: Refunds, Chargebacks, Währungseffekte.
3. Gebühren-Kontrolle: Effektive Gebühren pro Periode mit Vertragstarif abgleichen.
4. Offene-Posten-Klärung: Ungematchte Transaktionen innerhalb von 48 Stunden eskalieren.
5. Monatlicher Abschluss: Alle Settlement-Konten reconciled, Differenzen dokumentiert und Massnahmen definiert.

Verknüpfe dein Payment-Reporting mit der Liquiditätsplanung:

• Tagesumsatz × (1 – Ø Gebühr %) = erwarteter Netto-Payout mit T+N-Versatz einplanen
• Refund-Quote (typisch 3–8 % im E-Commerce) als Abzug berücksichtigen
• Saisonale Volumen-Schwankungen mit Vorjahreswerten kalibrieren
• Rolling Reserve als gebundenes Kapital separat ausweisen

• Auszahlung dauert regelmässig länger als vertraglich vereinbart → Provider kontaktieren, SLA einfordern
• Unerklärte Differenzen zwischen Settlement-Report und Bankeingang → Reconciliation-Prozess verschärfen
• Rolling Reserve steigt ohne Kommunikation → Eskalieren, Ursache klären (steigende Chargebacks?)
• Wechselkursverluste bei Multi-Currency-Setup → FX-Strategie prüfen (Provider-Kurs vs. eigener Bankpartner)

• [ ] Settlement-Frequenz und T+N für jeden aktiven Provider dokumentiert
• [ ] Net vs. Gross Settlement konfiguriert und in Buchhaltung abgebildet
• [ ] Feiertagskalender für Settlement-Pausen gepflegt
• [ ] Liquiditätspuffer für Wochenend-/Feiertagslücken kalkuliert
• [ ] Rolling-Reserve-Bedingungen geprüft und verhandelt
• [ ] Täglicher Reconciliation-Prozess implementiert
• [ ] Cashflow-Forecast integriert Payment-Settlement-Daten
• [ ] Monatlicher Review-Termin mit Payment-Ops etabliert
• [ ] Eskalationspfad für verspätete Auszahlungen definiert